Mitwirkung bei der Vergabe: HOAI-Leistungsphase 7

Die Mitwirkung bei der Vergabe begleitet den Weg von den fertigen Vergabeunterlagen bis zur Beauftragung ausführender Unternehmen. Angebote werden eingeholt, formal und fachlich geprüft, vergleichbar gemacht und bewertet. Die Bauherrschaft erhält eine dokumentierte Grundlage für ihre Vergabeentscheidung.

Kurzdefinition

Die Mitwirkung bei der Vergabe ist Leistungsphase 7 der HOAI. Bei Gebäuden und Innenräumen umfasst sie insbesondere das Koordinieren der Vergaben, das Einholen sowie Prüfen und Werten von Angeboten, Bietergespräche, Vergabevorschläge, die Dokumentation des Verfahrens, das Zusammenstellen der Vertragsunterlagen, den Kostenvergleich und die Mitwirkung bei der Auftragserteilung.

Das Wichtigste auf einen Blick

Angebote müssen auf derselben Leistungsgrundlage verglichen werden.
Rechnerische, technische, wirtschaftliche und gegebenenfalls formale Prüfungen sind zu unterscheiden.
Bieterfragen und Änderungen müssen transparent behandelt werden.
Ein Preisspiegel unterstützt den Vergleich, ersetzt aber nicht die fachliche Wertung.
Die Auftraggeberseite trifft die Vergabeentscheidung und erteilt den Auftrag.
Leistungsphase 7 wird bei Gebäuden mit 4 Prozent, bei Innenräumen mit 3 Prozent bewertet.
Öffentliche Auftraggeber unterliegen besonderen Dokumentations- und Gleichbehandlungspflichten.

Ziel der Leistungsphase 7

Das wirtschaftlich günstigste oder nach den festgelegten Kriterien beste Angebot ist nicht zwingend das billigste. Neben Preis können Qualität, Ausführungszeit, Organisation, Lebenszykluskosten oder andere bekannt gemachte Kriterien relevant sein. Die Prüfung muss sich am gewählten Verfahren und an den Vergabeunterlagen orientieren.

Grundleistungen nach Anlage 10 HOAI

Zum Leistungsbild gehören typischerweise:

Koordinieren der Vergaben der Fachplaner,
Einholen von Angeboten,
Prüfen und Werten der Angebote einschließlich Preisspiegel,
Prüfen und Werten von Angeboten über zusätzliche oder geänderte Leistungen und der Angemessenheit von Preisen,
Führen von Bietergesprächen,
Erstellen der Vergabevorschläge und Dokumentation des Verfahrens,
Zusammenstellen der Vertragsunterlagen,
Vergleichen der Ausschreibungsergebnisse mit bepreisten Leistungsverzeichnissen oder Kostenberechnung,
Mitwirken bei der Auftragserteilung.

Welche Einzelschritte zulässig sind, hängt vom Vergabeverfahren ab. Insbesondere bei öffentlichen Aufträgen dürfen Gespräche nicht zu unzulässigen Nachverhandlungen führen.

Typischer Ablauf

1. Verfahren koordinieren

Vergabetermine, Beteiligte, Kommunikationswege und Zuständigkeiten werden festgelegt. Die Beiträge der Fachplaner werden zeitlich und inhaltlich abgestimmt.

2. Unterlagen bereitstellen und Angebote einholen

Bieter erhalten denselben freigegebenen Stand. Rückfragen werden gesammelt, beantwortet und – soweit erforderlich – allen Verfahrensbeteiligten zugänglich gemacht.

3. Angebote prüfen

Zunächst werden Vollständigkeit und Rechenwerte kontrolliert. Danach folgen fachtechnische Prüfung, Bewertung von Abweichungen, Nebenangeboten und Preisauffälligkeiten sowie gegebenenfalls vergaberechtliche Prüfungen.

4. Preisspiegel und Kostenvergleich erstellen

Angebotssummen und wesentliche Einheitspreise werden strukturiert gegenübergestellt. Das Ausschreibungsergebnis wird mit dem bepreisten Leistungsverzeichnis oder der Kostenberechnung verglichen.

5. Bietergespräche führen

Offene technische und wirtschaftliche Fragen werden protokolliert. Inhalt und Grenzen richten sich nach dem Verfahren. Gleichbehandlung und Nachvollziehbarkeit sind zu sichern.

6. Vergabevorschlag erstellen

Das Planungsteam fasst Prüfung, Wertung, Risiken und Empfehlung zusammen. Die Bauherrschaft trifft die Entscheidung.

7. Vertragsunterlagen zusammenstellen

Angebot, Leistungsverzeichnis, Pläne, Protokolle, Klarstellungen und weitere Vertragsbestandteile werden konsistent zusammengestellt. Anschließend wirkt das Planungsteam bei der Auftragserteilung mit.

Angebot, Preisspiegel und Vergabevorschlag

Ein Preisspiegel ordnet Preise nach Positionen oder Teilleistungen. Er macht Ausreißer sichtbar, sagt aber allein nichts über technische Gleichwertigkeit oder Vertragskonformität aus. Der Vergabevorschlag erläutert deshalb auch Ausschlussgründe, Aufklärungen, Risiken und die Anwendung der Zuschlagskriterien.

Praxisbeispiel

Für Rohbauarbeiten gehen vier Angebote ein. Das günstigste Angebot enthält auffällig niedrige Preise bei Betonarbeiten, aber hohe Preise für Nachtragsanfälliges. Zudem fehlen geforderte Produktangaben.

Nach rechnerischer und technischer Prüfung werden zulässige Aufklärungsfragen gestellt. Die Antworten werden dokumentiert und die Preise auf Plausibilität geprüft. Der Vergabevorschlag stellt nicht nur Endsummen, sondern auch Risiken und Abweichungen gegenüber dem Kostenansatz dar. Die Bauherrschaft entscheidet auf dieser Grundlage.

Digitale Vergabe

E-Vergabeplattformen und AVA-Systeme ermöglichen strukturierte Angebotsabgabe, Preisspiegel und revisionssichere Kommunikation. Zugriffsrechte, Fristen, Dateiversionen und Protokolle müssen sorgfältig geführt werden. Automatische Rechenprüfungen ersetzen keine fachliche Bewertung.

Häufige Fehler

Bieter erhalten unterschiedliche oder veraltete Unterlagen.
Der Zuschlag wird allein anhand der Endsumme empfohlen.
Nebenangebote und Abweichungen werden nicht fachlich bewertet.
Aufklärung und unzulässige Nachverhandlung werden verwechselt.
Bietergespräche bleiben undokumentiert.
Ausschreibungsergebnisse werden nicht mit der Kostenplanung verglichen.
Klarstellungen werden nicht Bestandteil der Vertragsunterlagen.

Checkliste

Verfahren und Zuständigkeiten festgelegt
Identische Vergabeunterlagen bereitgestellt
Bieterfragen transparent beantwortet
Angebote vollständig und rechnerisch geprüft
Technische Gleichwertigkeit bewertet
Preisspiegel erstellt und plausibilisiert
Preisauffälligkeiten aufgeklärt
Kostenvergleich aktualisiert
Vergabevorschlag nachvollziehbar dokumentiert
Vertragsunterlagen konsistent zusammengestellt

Häufig gestellte Fragen

Was bedeutet Mitwirkung bei der Vergabe?

Sie bezeichnet die planerische und fachliche Begleitung der Angebotsprüfung und Vergabe bis zur Auftragserteilung.

Wer vergibt den Auftrag?

Die Auftraggeberseite trifft die Entscheidung und erteilt den Auftrag; das Planungsteam bereitet diese Entscheidung vor.

Was ist ein Preisspiegel?

Eine strukturierte Gegenüberstellung angebotener Preise nach Positionen oder Leistungsbereichen.

Ist das günstigste Angebot automatisch zu wählen?

Nein. Maßgeblich sind die festgelegten Zuschlagskriterien und die rechtlichen Rahmenbedingungen.

Dürfen Angebote nachverhandelt werden?

Das hängt vom gewählten Verfahren ab. Bei öffentlichen Vergaben bestehen enge Grenzen; Aufklärung ist von Nachverhandlung zu unterscheiden.

Gehört das Einholen von Angeboten zur Grundleistung?

Ja, Anlage 10 nennt dies für Gebäude und Innenräume in Leistungsphase 7.

Werden Nachtragsangebote in dieser Phase geprüft?

Die HOAI nennt auch das Prüfen und Werten von Angeboten zusätzlicher oder geänderter Leistungen. Zeitpunkt und Umfang richten sich nach Projekt und Vertrag.

Was passiert bei einer Kostenüberschreitung?

Ursachen und Auswirkungen werden analysiert und der Bauherrschaft werden Entscheidungsoptionen vorgelegt.

Was gehört in die Vertragsunterlagen?

Unter anderem das angenommene Angebot, Leistungsverzeichnis, relevante Pläne, Bedingungen, Protokolle und verbindliche Klarstellungen.

Welche HOAI-Bewertung gilt?

§ 34 nennt 4 Prozent für Gebäude und 3 Prozent für Innenräume.

Fazit

Die Mitwirkung bei der Vergabe verwandelt Angebote in eine belastbare Vergabeentscheidung. Entscheidend sind gleiche Informationsstände, fachkundige Prüfung, transparente Wertung und vollständige Vertragsunterlagen.

Rechtsgrundlagen und Quellen

§ 34 und Anlage 10 Nummer 10.1 HOAI
Je nach Auftrag einschlägiges Vergaberecht
Projektvertrag und Vergabeunterlagen

Mitwirkung bei der Vergabe